Archiv scannen und digitalisieren
Pläne und Dokumente geordnet und digital verfügbar
Wir scannen Ihre Archivbestände und bereiten die Dateien nach Ihren Vorgaben auf - für eine übersichtliche Ablage und das gezielte Wiederfinden Ihrer Unterlagen.
Über Jahre gewachsene Archive enthalten wertvolle Pläne und Dokumente, die sich mit Digitalisierung und bei Bedarf KI-gestützter Auslesung leichter erschliessen lassen. Wir strukturieren die digitalen Dateien nach Ihren Vorgaben – beispielsweise nach Liegenschaft, Projekt oder Dokumentart. Auf Wunsch ergänzen wir Volltextsuche und Indexierung, damit Sie benötigte Unterlagen gezielt wiederfinden.
Inhaltsverzeichnis
Digitales Archiv - Ihre Vorteile
Schneller finden
Klare Dateinamen, eine geordnete Ablage und auf Wunsch Volltextsuche erleichtern das Auffinden Ihrer Pläne und Dokumente.
Einfacher teilen
Digitale Kopien lassen sich für Mitarbeiter und Fachplaner bereitstellen. Die Originale bleiben im Archiv – und müssen nach der Weitergabe nicht wieder zurückgeholt werden.
Originale schonen
Für die tägliche Arbeit nutzen Sie die digitalen Dateien. Empfindliche Originale müssen dadurch seltener hervorgeholt und bewegt werden.
Platzbedarf reduzieren
Digitale Unterlagen benötigen keine Regale. Welche Originale weiterhin aufbewahrt werden müssen, klären Sie vor einer möglichen Entsorgung.
Archiv digitalisieren: Welche Unterlagen eignen sich?
Wir scannen einzelne Archivbestände oder ganze Archive – von Bauplänen und technischen Zeichnungen bis zu ergänzenden Papierdokumenten. Unterschiedliche Formate und ältere, empfindliche Vorlagen berücksichtigen wir bei der Vorbereitung und Verarbeitung.
Bei einer Baugenossenschaft können beispielsweise Pläne und Dokumente nach Liegenschaft, Gebäude oder Bauprojekt zusammengeführt werden. Wie wir Ihr Archiv digitalisieren und die Dateien zuordnen, stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Archiv digitalisieren: so läuft Ihr Auftrag ab
1. Bestand und Anforderungen klären
Welche Unterlagen sollen gescannt werden und wie möchten Sie die Dateien später nutzen? Gemeinsam legen wir Umfang, Dateiformate, Benennung und Ablagestruktur fest. Darauf basiert Ihre individuelle Offerte. Auf Wunsch starten wir mit einem Pilotprojekt. So können Sie das Ergebnis beurteilen, bevor wir Ihr gesamtes Archiv digitalisieren.
2. Übergabe oder Abholung organisieren
Sie können Ihre Unterlagen vorbeibringen oder in Teilbeständen zusenden. Bei grösseren Archiven organisieren wir die Abholung – persönlich oder über einen Transportdienst. Die bestehende Ordnung dient als Grundlage für die Verarbeitung.
3. Scannen und aufbereiten
Wir scannen Ihre Unterlagen und prüfen die Ergebnisse auf Lesbarkeit und Ausrichtung. Je nach Anforderung ergänzen wir Volltextsuche, Indexierung oder eine KI-gestützte Auslesung ausgewählter Angaben. Welche Informationen sich zuverlässig erfassen lassen, prüfen wir anhand Ihrer Vorlagen.
4. Digitale Dateien liefern und Originale zurückgeben
Sie erhalten die Dateien im vereinbarten Format und in der festgelegten Ablagestruktur. Die Originale geben wir zurück; eine allfällige Entsorgung erfolgt ausschliesslich nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.
Referenzen aus der Archivdigitalisierung
Für Baugenossenschaften, Verwaltungen und weitere Organisationen haben wir bereits umfangreiche Plan- und Dokumentenarchive digitalisiert. Hier sehen Sie eine Auswahl unserer Kunden.
Digitales Archiv: Dateien ordnen und Inhalte erschliessen
Klare Ablage und Dateinamen
Wenn wir Ihr Archiv digitalisieren, stimmen wir Dateinamen und Ordnerstruktur auf Ihre Arbeitsweise ab – beispielsweise nach Liegenschaft, Gebäude, Etappe oder Gewerk. So bleiben zusammengehörige Pläne und Dokumente eindeutig zugeordnet.
Volltextsuche mit OCR
Mit Texterkennung (OCR) bereiten wir geeignete Scans als durchsuchbare PDFs auf. Sie können nach Begriffen innerhalb der Dokumente suchen. Wie zuverlässig Texte erkannt werden, hängt von der Qualität der Vorlage ab.
Indexierung und KI-gestützte Auslesung
Angaben wie Plannummer, Datum oder Projektbezeichnung erfassen wir nach Vereinbarung als Such- und Ordnungsmerkmale. Ob eine KI-gestützte Auslesung dafür geeignet ist, prüfen wir anhand Ihrer Unterlagen – auf Wunsch im Pilotprojekt.
Archiv scannen: Scanqualität und Dateiformate
Auflösung und Farbmodus
Ihre Pläne erhalten Sie standardmässig mit 300 dpi – für eine gute Balance zwischen Detailqualität und Dateigrösse. Andere Auflösungen sind nach Absprache möglich.
A4- und A3-Dokumente werden standardmässig mit 400 dpi, automatischer Farberkennung und doppelseitig gescannt. So werden auch einzelne bedruckte Rückseiten erfasst. Eine automatische Leerseitenerkennung filtert leere Seiten heraus; Rückseiten mit Verschmutzungen oder Randspuren können dabei erhalten bleiben.
Nachbearbeitung und Kontrolle
Bei Plänen erfolgt die Sichtkontrolle laufend während des Scannens. Bei Bedarf werden Ausrichtung, Kontrast, Helligkeit und Randbereiche angepasst.
Bei A4- und A3-Dokumenten beschränkt sich die Sichtkontrolle auf allfällige Stichproben. Eine Einzelprüfung sämtlicher Seiten ist im Standardumfang nicht enthalten.
Passende Dateiformate
Sie erhalten Ihr digitales Archiv standardmässig als PDF. Je nach Anforderung sind PDF/A oder durchsuchbare PDFs mit Texterkennung (OCR) möglich. Auf Wunsch stehen auch JPG und TIFF zur Verfügung.
Ihre Originale: Rückgabe, Sortierung oder Entsorgung
Auflösung und Farbmodus
Ihre Originale erhalten Sie nach dem Scannen zurück. Auf Wunsch gehören auch das Sortieren, das Ablegen in neuen Kartons und eine einheitliche Beschriftung zum Auftrag – beispielsweise nach Liegenschaft, Etappe oder Gewerk. So passt die Ordnung im Papierarchiv zur digitalen Ablage.
Falls Sie Originale nicht mehr benötigen, ist eine fachgerechte Entsorgung nach Absprache möglich. Sie erfolgt ausschliesslich nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe. Welche Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden müssen, klären Sie vorab.
Archiv digitalisieren: Ihre individuelle Offerte
Der Aufwand richtet sich nach Umfang, Formaten und Zustand Ihrer Unterlagen sowie der gewünschten Sortierung, Ablage und Auslesung. Für eine erste Einschätzung genügen häufig eine vorhandene Planliste, Fotos des Archivs oder Beispielscans. Bei grösseren Archivbeständen erfolgt die Einschätzung in der Regel bei einer Besichtigung vor Ort.
Auf dieser Grundlage erstellen wir Ihnen eine persönliche Offerte mit klar beschriebenem Leistungsumfang. Für grössere Planmengen und Archivbestände bieten wir individuelle, mengenbezogene Konditionen.
Mit einem Pilotprojekt starten
Sie möchten das Ergebnis zuerst prüfen? An ausgewählten Plänen und Dokumenten können Sie Scanqualität, Dateinamen und Ablagestruktur beurteilen. Bei Bedarf gehört auch ein Test der OCR oder KI-gestützten Auslesung dazu. So steht vor dem Gesamtauftrag fest, wie Ihr digitales Archiv aufgebaut werden soll.
Häufige Fragen zum Archiv scannen und digitalisieren
Muss das Archiv vor dem Scannen vorsortiert werden?
Nein, eine vollständige Vorsortierung ist normalerweise nicht erforderlich. Die bestehende Ordnung sollte möglichst erhalten bleiben, damit Pläne und Dokumente richtig zugeordnet werden können. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Sichtung und das Aussortieren mehrfach vorhandener Pläne. Dabei wird vorab festgelegt, wie mit unterschiedlichen Planständen und möglichen Doppelungen umgegangen werden soll. Der zusätzliche Sortieraufwand wird bei der Offerte berücksichtigt.
Kann die Digitalisierung in Etappen erfolgen?
Ja. Grössere Archive können beispielsweise nach Liegenschaft, Gebäude, Abteilung oder Archivteil schrittweise digitalisiert werden. Dadurch lässt sich der Aufwand bei Bedarf auf mehrere Jahre und Budgets verteilen. Die Regeln für Dateinamen, Ordnerstruktur und Indexierung werden zu Beginn festgelegt, damit trotz etappenweiser Bearbeitung ein einheitliches digitales Archiv entsteht.
Wie lange dauert es, ein Archiv zu digitalisieren?
Die Bearbeitungsdauer hängt vor allem von der Menge und dem Zustand der Unterlagen sowie von der gewünschten Ablage ab. Auch das Zusammenfassen mehrseitiger Dokumente, die Dateibenennung, OCR und Indexierung beeinflussen den Aufwand. Nach einer Besichtigung und – falls sinnvoll – einem Pilotprojekt lässt sich die Dauer für das gesamte Archiv genauer abschätzen.
Wie werden vertrauliche Unterlagen behandelt?
Der Umgang mit vertraulichen Unterlagen sowie die Übergabe und Bereitstellung der Dateien werden vor dem Auftrag abgestimmt. Auf Wunsch schliessen wir eine Geheimhaltungsvereinbarung ab und legen fest, wann Arbeits- und Lieferdaten nach Abschluss des Auftrags gelöscht werden. Die erfolgte Löschung kann schriftlich bestätigt werden. Besondere Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen berücksichtigen wir bereits bei der Offerte.
Brauche ich für das digitale Archiv eine spezielle Software?
In vielen Fällen nicht. Eine übersichtliche Ordnerstruktur, klare Dateinamen und PDFs lassen sich mit den üblichen Programmen nutzen. Falls bereits SharePoint, eine Dokumentenverwaltung oder ein anderes Archivsystem vorhanden ist, stimmen wir die Ablage und die benötigten Angaben darauf ab.
Für weitergehende Anforderungen kann eine Lösung mit KI-gestützter Auslesung eingesetzt werden. Dabei werden ausgewählte Angaben aus den Dokumenten erkannt und als Attribute für die Suche und Zuordnung bereitgestellt. Welche Informationen sich zuverlässig auslesen lassen, prüfen wir anhand Ihrer Unterlagen.
Kann die bestehende Ordnung des Archivs übernommen werden?
Ja, sofern sie für die spätere Nutzung geeignet ist. Bezeichnungen von Ordnern, Registern oder Kartons können als Grundlage für die digitale Ordnerstruktur, Dateinamen und Indexierung dienen. Falls die bestehende Ordnung Lücken oder Unklarheiten aufweist, wird vor dem Scannen festgelegt, welche Struktur für das digitale Archiv sinnvoll ist.
Können die gescannten Dokumente durchsucht werden?
Geeignete Dokumente können mit OCR-Texterkennung als durchsuchbare PDFs aufbereitet werden. Dadurch lassen sich Begriffe innerhalb der Dokumente finden. Die Erkennungsqualität hängt von Lesbarkeit, Schrift, Zustand und Aufbau der Vorlage ab.
Was kostet es, ein Archiv scannen und digitalisieren zu lassen?
Die Kosten richten sich nach Umfang, Formaten, Zustand und Sortierung des Bestands sowie nach den gewünschten Leistungen wie OCR, Indexierung oder KI-gestützter Auslesung. Eine Planliste oder Fotos ermöglichen eine erste Einschätzung; bei grösseren Archiven erfolgt diese in der Regel nach einer Besichtigung vor Ort.