Scansione e digitalizzazione dell'archivio
Piani e documenti ordinati e disponibili in formato digitale
Digitalizziamo i vostri archivi e elaboriamo i file secondo le vostre indicazioni, per garantire un’archiviazione chiara e un recupero mirato dei vostri documenti.
Gli archivi, costituiti nel corso degli anni, contengono piani e documenti di grande valore che possono essere consultati più facilmente grazie alla digitalizzazione e, se necessario, all’estrazione dei dati supportata dall’intelligenza artificiale. Strutturiamo i file digitali secondo le vostre indicazioni – ad esempio per immobile, progetto o tipo di documento. Su richiesta, integriamo la ricerca full-text e l’indicizzazione, affinché possiate ritrovare in modo mirato i documenti necessari.
Indice
Archivio digitale - I vantaggi per voi
Trova più velocemente
Nomi dei file chiari, un sistema di archiviazione ordinato e, se lo si desidera, la ricerca full-text facilitano la ricerca dei vostri progetti e documenti.
Condividere più facilmente
È possibile mettere a disposizione copie digitali per i collaboratori e i progettisti specializzati. Gli originali rimangono in archivio e, una volta consegnati, non è necessario recuperarli.
Preservare gli originali
Per il lavoro quotidiano utilizzate i file digitali. In questo modo, gli originali delicati devono essere prelevati e spostati meno spesso.
Ridurre lo spazio necessario
I documenti digitali non necessitano di scaffali. Prima di procedere a un’eventuale eliminazione, è necessario stabilire quali originali debbano essere conservati.
Digitalizzazione degli archivi: quali documenti sono adatti?
Digitalizziamo singoli fondi d’archivio o interi archivi – dai progetti edilizi e dai disegni tecnici ai documenti cartacei complementari. Nella fase di preparazione ed elaborazione teniamo conto dei diversi formati e dei documenti più vecchi e delicati.
Nel caso di una cooperativa edilizia, ad esempio, i progetti e i documenti possono essere raggruppati per immobile, edificio o progetto edilizio. Concordiamo preventivamente con voi le modalità di digitalizzazione del vostro archivio e di classificazione dei file.
Digitalizzazione dell'archivio: ecco come si svolge il vostro incarico
1. Chiarire la situazione attuale e i requisiti
Quali documenti devono essere scansionati e come desiderate utilizzare i file in seguito? Definiremo insieme l'entità del progetto, i formati dei file, la denominazione e la struttura di archiviazione. Sulla base di questi elementi verrà elaborato il vostro preventivo personalizzato. Su richiesta, possiamo avviare un progetto pilota. In questo modo potrete valutare il risultato prima di procedere alla digitalizzazione dell'intero archivio.
2. Organizzare la consegna o il ritiro
Potete consegnare i vostri documenti di persona oppure inviarli in più parti. In caso di archivi di grandi dimensioni, provvederemo noi al ritiro, sia di persona che tramite un servizio di trasporto. L'ordine esistente servirà da base per l'elaborazione.
3. Scansione ed elaborazione
Eseguiamo la scansione dei vostri documenti e verifichiamo la leggibilità e l’allineamento dei risultati. A seconda delle esigenze, integriamo la ricerca full-text, l’indicizzazione o l’estrazione di dati selezionati tramite intelligenza artificiale. Verifichiamo quali informazioni possano essere acquisite in modo affidabile sulla base dei vostri modelli.
4. Consegnare i file digitali e restituire gli originali
Riceverete i file nel formato concordato e nella struttura di archiviazione stabilita. Vi restituiremo gli originali; l’eventuale smaltimento avverrà esclusivamente previa vostra espressa autorizzazione.
Referenze relative alla digitalizzazione degli archivi
Abbiamo già digitalizzato vasti archivi di progetti e documenti per cooperative edilizie, amministrazioni e altre organizzazioni. Qui potete vedere una selezione dei nostri clienti.
Archivio digitale: organizzare i file e catalogare i contenuti
Organizzazione chiara dei file e nomi dei file
Quando digitalizziamo il vostro archivio, adattiamo i nomi dei file e la struttura delle cartelle al vostro modo di lavorare – ad esempio in base a lotto, edificio, fase di costruzione o categoria di lavori. In questo modo, i progetti e i documenti correlati rimangono chiaramente associati tra loro.
Ricerca full-text con OCR
Grazie al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), convertiamo le scansioni idonee in file PDF ricercabili. È possibile effettuare ricerche per parole chiave all’interno dei documenti. L’affidabilità del riconoscimento dei testi dipende dalla qualità del documento originale.
Indicizzazione e estrazione dei dati basata sull'intelligenza artificiale
Dati quali il numero di piano, la data o la denominazione del progetto vengono registrati, previo accordo, come criteri di ricerca e classificazione. Verifichiamo, sulla base della vostra documentazione, se un’estrazione supportata dall’intelligenza artificiale sia adatta a tale scopo – su richiesta, nell’ambito di un progetto pilota.
Scansione dell'archivio: qualità di scansione e formati di file
Risoluzione e modalità colore
I vostri progetti vengono forniti di serie con una risoluzione di 300 dpi, per garantire un buon equilibrio tra qualità dei dettagli e dimensione del file. Altre risoluzioni sono disponibili previo accordo.
I documenti in formato A4 e A3 vengono scansionati di default a 400 dpi, con riconoscimento automatico del colore e in modalità fronte-retro. In questo modo vengono acquisiti anche i singoli lati posteriori stampati. Un sistema di riconoscimento automatico delle pagine vuote filtra le pagine vuote; i lati posteriori con macchie o segni sui bordi possono invece essere conservati.
Rielaborazione e controllo
Nel caso dei progetti, il controllo visivo viene effettuato in modo continuo durante la scansione. Se necessario, vengono regolati l'allineamento, il contrasto, la luminosità e le aree perimetrali.
Per i documenti in formato A4 e A3, il controllo visivo si limita a eventuali controlli a campione. Il controllo individuale di tutte le pagine non è compreso nel servizio standard.
Formati di file compatibili
L'archivio digitale viene fornito di serie in formato PDF. A seconda delle esigenze, sono disponibili file PDF/A o PDF ricercabili con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Su richiesta sono disponibili anche i formati JPG e TIFF.
I vostri originali: restituzione, smistamento o smaltimento
Risoluzione e modalità colore
Gli originali vi saranno restituiti al termine della scansione. Su richiesta, l’incarico può includere anche l’ordinamento, l’archiviazione in nuovi scatoloni e un’etichettatura uniforme – ad esempio per immobile, fase o settore. In questo modo, l’ordine nell’archivio cartaceo corrisponde a quello dell’archivio digitale.
Qualora non abbiate più bisogno degli originali, è possibile provvedere a uno smaltimento a regola d’arte previo accordo. Lo smaltimento avverrà esclusivamente previa vostra espressa autorizzazione. Vi preghiamo di chiarire in anticipo quali documenti devono essere conservati.
Digitalizzazione dell'archivio: il vostro preventivo personalizzato
Il costo dipende dal volume, dai formati e dallo stato dei vostri documenti, nonché dalle modalità di ordinamento, archiviazione e consultazione richieste. Per una prima valutazione sono spesso sufficienti un elenco dei piani disponibile, delle foto dell’archivio o alcune scansioni di esempio. Nel caso di fondi archivistici di grandi dimensioni, la valutazione avviene di norma tramite un sopralluogo in loco.
Su questa base, vi prepareremo un’offerta personalizzata con una descrizione chiara dei servizi inclusi. Per grandi quantità di progetti e fondi d’archivio, offriamo condizioni personalizzate in base al volume.
Iniziare con un progetto pilota
Volete verificare prima il risultato? Su alcuni progetti e documenti selezionati potrete valutare la qualità della scansione, i nomi dei file e la struttura di archiviazione. Se necessario, è possibile effettuare anche un test dell’OCR o del riconoscimento basato sull’intelligenza artificiale. In questo modo, prima di procedere con l’intero incarico, avrete già un’idea chiara di come dovrà essere strutturato il vostro archivio digitale.
Domande frequenti sulla scansione e la digitalizzazione degli archivi
È necessario smistare i documenti prima della scansione?
No, di norma non è necessario effettuare una preselezione completa. È opportuno mantenere il più possibile l’ordine esistente, in modo che i progetti e i documenti possano essere classificati correttamente. Su richiesta, ci occupiamo anche della verifica e dello smistamento dei progetti presenti in più copie. In tal caso, si stabilisce in anticipo come gestire le diverse versioni dei progetti e le eventuali duplicazioni. Il lavoro aggiuntivo necessario per lo smistamento viene preso in considerazione nel preventivo.
La digitalizzazione può avvenire per fasi?
Sì. Gli archivi di grandi dimensioni possono, ad esempio, essere digitalizzati gradualmente per immobile, edificio, dipartimento o sezione d’archivio. In questo modo, se necessario, è possibile ripartire l’onere su più anni e bilanci. Le regole relative ai nomi dei file, alla struttura delle cartelle e all’indicizzazione vengono stabilite all’inizio, in modo da garantire la creazione di un archivio digitale omogeneo nonostante l’elaborazione per fasi.
Quanto tempo ci vuole per digitalizzare un archivio?
I tempi di elaborazione dipendono soprattutto dalla quantità e dallo stato dei documenti, nonché dalla modalità di archiviazione richiesta. Anche l'accorpamento di documenti composti da più pagine, la denominazione dei file, l'OCR e l'indicizzazione incidono sul tempo necessario. Dopo un sopralluogo e, se opportuno, un progetto pilota, è possibile stimare con maggiore precisione la durata necessaria per l'intero archivio.
Come vengono gestiti i documenti riservati?
La gestione dei documenti riservati, nonché la consegna e la messa a disposizione dei file, vengono concordate prima dell’inizio dell’incarico. Su richiesta, stipuliamo un accordo di riservatezza e stabiliamo quando i dati relativi al lavoro e alla consegna devono essere cancellati al termine dell’incarico. La cancellazione effettuata può essere confermata per iscritto. Teniamo conto di eventuali requisiti specifici in materia di protezione dei dati o di sicurezza già in fase di offerta.
Ho bisogno di un software specifico per l'archivio digitale?
In molti casi no. Una struttura di cartelle ben organizzata, nomi di file chiari e file PDF possono essere gestiti con i programmi standard. Se è già presente SharePoint, un sistema di gestione dei documenti o un altro sistema di archiviazione, adattiamo l’archiviazione e i dati richiesti a tale sistema.
Per esigenze più complesse è possibile ricorrere a una soluzione basata sull’estrazione dei dati tramite intelligenza artificiale. In questo modo, vengono riconosciuti determinati dati dai documenti e resi disponibili come attributi per la ricerca e l’assegnazione. Verificheremo, sulla base della vostra documentazione, quali informazioni è possibile estrarre in modo affidabile.
È possibile riprendere l'attuale sistema di organizzazione dell'archivio?
Sì, a condizione che sia adatta a un utilizzo successivo. Le denominazioni di cartelle, registri o scatole possono fungere da base per la struttura digitale delle cartelle, i nomi dei file e l’indicizzazione. Qualora l’ordinamento esistente presenti lacune o ambiguità, prima della scansione si stabilisce quale struttura sia più adeguata per l’archivio digitale.
È possibile effettuare ricerche all'interno dei documenti scansionati?
I documenti idonei possono essere convertiti in PDF ricercabili tramite il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Ciò consente di individuare termini all’interno dei documenti. La qualità del riconoscimento dipende dalla leggibilità, dal tipo di carattere, dalle condizioni e dalla struttura del documento originale.
Quanto costa far scansionare e digitalizzare un archivio?
I costi dipendono dal volume, dai formati, dalle condizioni e dalla classificazione del materiale, nonché dai servizi richiesti, quali OCR, indicizzazione o lettura assistita dall’intelligenza artificiale. Un elenco di riferimento o delle fotografie consentono una prima valutazione; nel caso di archivi di grandi dimensioni, tale valutazione viene solitamente effettuata dopo un sopralluogo in loco.