Numérisation et digitalisation des archives
Plans et documents classés et disponibles sous forme numérique
Nous numérisons vos archives et traitons les fichiers selon vos instructions, afin de vous garantir un classement clair et une recherche ciblée de vos documents.
Les archives constituées au fil des années contiennent des plans et des documents précieux, qui deviennent plus facilement accessibles grâce à la numérisation et, si nécessaire, à l'analyse assistée par l'IA. Nous structurons les fichiers numériques selon vos spécifications – par exemple par bien immobilier, projet ou type de document. Sur demande, nous ajoutons une fonction de recherche en texte intégral et une indexation afin que vous puissiez retrouver précisément les documents dont vous avez besoin.
Table des matières
Archives numériques : vos avantages
Rechercher plus rapidement
Des noms de fichiers clairs, un classement bien organisé et, si vous le souhaitez, une recherche en texte intégral vous permettent de retrouver plus facilement vos plans et vos documents.
Partager plus facilement
Des copies numériques peuvent être mises à la disposition des collaborateurs et des concepteurs spécialisés. Les originaux restent archivés et n'ont pas besoin d'être récupérés une fois transmis.
Préserver les originaux
Pour votre travail quotidien, vous utilisez les fichiers numériques. Les originaux fragiles ont ainsi moins souvent besoin d'être sortis et déplacés.
Réduire l'encombrement
Les documents numériques ne nécessitent pas d'étagères. Avant de procéder à une éventuelle destruction, déterminez quels originaux doivent encore être conservés.
Numérisation des archives : quels documents peut-on numériser ?
Nous numérisons des fonds d'archives individuels ou des archives entières, qu'il s'agisse de plans de construction, de dessins techniques ou de documents papier complémentaires. Lors de la préparation et du traitement, nous tenons compte des différents formats ainsi que des documents anciens et fragiles.
Dans le cas d'une coopérative de construction, par exemple, les plans et documents peuvent être regroupés par bien immobilier, par bâtiment ou par projet de construction. Nous convenons au préalable avec vous de la manière dont nous allons numériser vos archives et classer les fichiers.
Numérisation d'archives : voici comment se déroule votre commande
1. Déterminer l'état actuel et les besoins
Quels documents doivent être numérisés et comment souhaitez-vous utiliser ces fichiers par la suite ? Nous définissons ensemble le volume, les formats de fichiers, la nomenclature et la structure d'archivage. C'est sur cette base que nous établissons votre devis personnalisé. Si vous le souhaitez, nous pouvons commencer par un projet pilote. Vous pourrez ainsi évaluer le résultat avant que nous ne procédions à la numérisation de l'ensemble de vos archives.
2. Organiser la remise ou l'enlèvement
Vous pouvez nous apporter vos documents ou nous les envoyer par lots. Pour les archives plus volumineuses, nous nous chargeons de venir les chercher, soit en personne, soit par l'intermédiaire d'un service de transport. Le classement existant sert de base au traitement.
3. Numérisation et traitement
Nous numérisons vos documents et vérifions la lisibilité et l'alignement des résultats. En fonction de vos besoins, nous pouvons ajouter une recherche en texte intégral, une indexation ou une extraction d'informations sélectionnées à l'aide de l'IA. Nous vérifions, à partir de vos modèles, quelles informations peuvent être saisies de manière fiable.
4. Remettre les fichiers numériques et restituer les originaux
Vous recevrez les fichiers dans le format convenu et selon la structure de classement définie. Nous vous rendrons les originaux ; leur éventuelle destruction ne sera effectuée qu'après votre accord explicite.
Références issues de la numérisation des archives
Nous avons déjà numérisé de vastes archives de plans et de documents pour des coopératives immobilières, des sociétés de gestion et d'autres organisations. Vous trouverez ici une sélection de nos clients.
Archives numériques : classer les fichiers et indexer les contenus
Une organisation claire des dossiers et des noms de fichiers
Lorsque nous numérisons vos archives, nous adaptons les noms de fichiers et la structure des dossiers à votre mode de travail – par exemple, par bien immobilier, bâtiment, phase ou corps de métier. Ainsi, les plans et documents liés les uns aux autres restent clairement classés.
Recherche en texte intégral avec OCR
Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), nous convertissons les scans éligibles en fichiers PDF consultables. Vous pouvez ainsi rechercher des termes à l'intérieur des documents. La fiabilité de la reconnaissance des textes dépend de la qualité du document source.
Indexation et extraction assistée par l'IA
Nous saisissons des informations telles que le numéro de plan, la date ou l'intitulé du projet, après accord, en tant que critères de recherche et de classement. Nous vérifions, à partir de vos documents, si une extraction assistée par IA est adaptée à cet usage – le cas échéant, dans le cadre d'un projet pilote.
Numérisation d'archives : qualité de numérisation et formats de fichiers
Résolution et mode couleur
Vos plans vous sont fournis par défaut en 300 dpi, ce qui permet d'obtenir un bon compromis entre la qualité des détails et la taille du fichier. D'autres résolutions sont possibles sur demande.
Les documents au format A4 et A3 sont numérisés par défaut à une résolution de 400 dpi, avec détection automatique des couleurs et numérisation recto-verso. Cela permet également de numériser les faces arrière imprimées. Une fonction de détection automatique des pages blanches filtre les pages vierges ; les faces arrière présentant des salissures ou des traces sur les bords peuvent toutefois être conservées.
Finition et contrôle
Pour les plans, le contrôle visuel s'effectue en continu pendant la numérisation. Si nécessaire, l'orientation, le contraste, la luminosité et les zones périphériques sont ajustés.
Pour les documents au format A4 et A3, le contrôle visuel se limite à des vérifications aléatoires. La vérification individuelle de toutes les pages n'est pas comprise dans l'offre standard.
Formats de fichiers compatibles
Vos archives numériques vous sont fournies par défaut au format PDF. Selon vos besoins, vous pouvez opter pour le format PDF/A ou pour des fichiers PDF consultables avec reconnaissance optique de caractères (OCR). Les formats JPG et TIFF sont également disponibles sur demande.
Vos originaux : restitution, tri ou élimination
Résolution et mode couleur
Vos originaux vous seront restitués après la numérisation. Si vous le souhaitez, la commande peut également inclure le tri, le rangement dans de nouveaux cartons et un étiquetage harmonisé – par exemple par bien immobilier, phase ou corps de métier. Ainsi, l'ordre qui règne dans les archives papier correspond à celui du classement numérique.
Si vous n'avez plus besoin des originaux, leur élimination dans les règles de l'art est possible après accord préalable. Elle n'aura lieu qu'après votre autorisation expresse. Veuillez préciser au préalable quels documents doivent être conservés.
Numérisation d'archives : votre devis personnalisé
Le coût dépend du volume, des formats et de l'état de vos documents, ainsi que des modalités de tri, de classement et de consultation souhaitées. Pour une première estimation, une liste des plans existants, des photos des archives ou des exemples de numérisations suffisent souvent. Pour les fonds d'archives plus importants, l'estimation s'effectue généralement lors d'une visite sur place.
Sur cette base, nous vous établissons un devis personnalisé avec une description claire de l'étendue des prestations. Pour les volumes importants de plans et les fonds d'archives, nous proposons des conditions individuelles en fonction des quantités.
Commencer par un projet pilote
Vous souhaitez d’abord vérifier le résultat ? Vous pouvez évaluer la qualité de numérisation, les noms de fichiers et la structure de classement à partir d’une sélection de plans et de documents. Si nécessaire, un test de la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de l’extraction assistée par IA peut également être réalisé. Vous savez ainsi, avant le lancement de la commande complète, comment vos archives numériques seront organisées.
Questions fréquentes sur la numérisation et la digitalisation des archives
Faut-il trier les archives avant de les numériser ?
Non, un tri préalable complet n'est généralement pas nécessaire. Il convient de conserver autant que possible l'ordre existant afin que les plans et les documents puissent être classés correctement. Sur demande, nous pouvons également nous charger de l'examen et du tri des plans en double. Dans ce cas, il convient de définir au préalable comment traiter les différentes versions des plans et les éventuels doublons. Le travail supplémentaire lié au tri sera pris en compte dans le devis.
La numérisation peut-elle se faire par étapes ?
Oui. Les archives de grande envergure peuvent, par exemple, être numérisées progressivement, par bien immobilier, par bâtiment, par service ou par fonds d'archives. Cela permet, si nécessaire, de répartir la charge de travail sur plusieurs années et plusieurs budgets. Les règles relatives aux noms de fichiers, à la structure des dossiers et à l'indexation sont définies dès le départ, afin de garantir la cohérence des archives numériques malgré un traitement par étapes.
Combien de temps faut-il pour numériser des archives ?
La durée de traitement dépend avant tout du volume et de l'état des documents, ainsi que du mode d'archivage souhaité. Le regroupement de documents comportant plusieurs pages, la dénomination des fichiers, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'indexation ont également une incidence sur le temps nécessaire. Après une visite sur place et, le cas échéant, un projet pilote, il est possible d'estimer plus précisément la durée nécessaire pour l'ensemble des archives.
Comment les documents confidentiels sont-ils traités ?
Les modalités de traitement des documents confidentiels, ainsi que la transmission et la mise à disposition des fichiers, sont convenues avant le début de la mission. Sur demande, nous signons un accord de confidentialité et fixons les délais de suppression des données de travail et de livraison une fois la mission terminée. La suppression effective peut être confirmée par écrit. Nous prenons en compte les exigences particulières en matière de protection des données ou de sécurité dès la phase d'offre.
Ai-je besoin d'un logiciel spécifique pour les archives numériques ?
Dans la plupart des cas, non. Une structure de dossiers claire, des noms de fichiers précis et des fichiers PDF peuvent être utilisés avec les logiciels courants. Si vous disposez déjà de SharePoint, d'un système de gestion documentaire ou d'un autre système d'archivage, nous adaptons le classement et les informations requises en conséquence.
Pour des besoins plus complexes, il est possible de recourir à une solution d'extraction de données assistée par l'IA. Cette solution permet de reconnaître certaines informations issues des documents et de les mettre à disposition sous forme d'attributs pour la recherche et le classement. Nous vérifions, à partir de vos documents, quelles informations peuvent être extraites de manière fiable.
Est-il possible de reprendre la structure actuelle des archives ?
Oui, à condition qu'elle soit adaptée à une utilisation ultérieure. Les intitulés des dossiers, des registres ou des boîtes peuvent servir de base à la structure numérique des dossiers, aux noms de fichiers et à l'indexation. Si le classement existant présente des lacunes ou des imprécisions, la structure la plus appropriée pour les archives numériques est définie avant la numérisation.
Est-il possible d'effectuer une recherche dans les documents numérisés ?
Les documents compatibles peuvent être convertis en fichiers PDF consultables grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cela permet de rechercher des termes à l'intérieur des documents. La qualité de la reconnaissance dépend de la lisibilité, de la police, de l'état et de la structure du document source.
Combien coûte la numérisation d'archives ?
Les coûts dépendent du volume, des formats, de l'état et du tri des fonds, ainsi que des prestations souhaitées, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), l'indexation ou la lecture assistée par l'IA. Une liste descriptive ou des photos permettent une première estimation ; pour les archives plus importantes, celle-ci est généralement effectuée après une visite sur place.