Escanear y digitalizar archivos
Planos y documentos ordenados y disponibles en formato digital
Escaneamos sus fondos de archivo y preparamos los archivos según sus indicaciones, para que pueda archivar sus documentos de forma clara y localizarlos fácilmente.
Los archivos acumulados a lo largo de los años contienen planos y documentos valiosos a los que se puede acceder más fácilmente mediante la digitalización y, si es necesario, la búsqueda asistida por IA. Estructuramos los archivos digitales según sus indicaciones, por ejemplo, por inmueble, proyecto o tipo de documento. Si lo desea, podemos añadir la búsqueda de texto completo y la indexación para que pueda localizar de forma específica los documentos que necesite.
Índice
Archivo digital: sus ventajas
Buscar más rápido
Los nombres de archivo claros, un sistema de archivo ordenado y, si lo desea, la búsqueda de texto completo facilitan la localización de sus planos y documentos.
Compartir más fácilmente
Se pueden facilitar copias digitales a los empleados y a los proyectistas especializados. Los originales permanecen en el archivo y, una vez facilitados, no es necesario recuperarlos.
Cuidar los originales
Para el trabajo diario, utilice los archivos digitales. De este modo, será necesario sacar y trasladar los originales frágiles con menos frecuencia.
Reducir el espacio necesario
Los documentos digitales no necesitan estanterías. Antes de proceder a su posible eliminación, aclare qué originales deben conservarse.
Digitalización de archivos: ¿qué documentos son adecuados?
Digitalizamos fondos de archivo individuales o archivos completos, desde planos de construcción y dibujos técnicos hasta documentos en papel complementarios. Durante la preparación y el procesamiento, tenemos en cuenta los diferentes formatos y los originales antiguos y delicados.
En el caso de una cooperativa de viviendas, por ejemplo, los planos y documentos pueden agruparse por propiedad, edificio o proyecto de construcción. Acordaremos con usted de antemano cómo digitalizaremos su archivo y cómo clasificaremos los archivos.
Digitalización de archivos: así se desarrolla tu encargo
1. Aclarar la situación actual y los requisitos
¿Qué documentos deben escanearse y cómo desea utilizar los archivos posteriormente? Juntos determinaremos el alcance, los formatos de archivo, la nomenclatura y la estructura de archivo. Su presupuesto personalizado se basará en estos datos. Si lo desea, podemos comenzar con un proyecto piloto. De este modo, podrá evaluar el resultado antes de que digitalicemos todo su archivo.
2. Organizar la entrega o la recogida
Puede traer sus documentos o enviarlos por partes. En el caso de archivos más voluminosos, nos encargamos de organizar la recogida, ya sea en persona o mediante un servicio de transporte. La clasificación existente servirá de base para el procesamiento.
3. Escaneo y procesamiento
Escaneamos su documentación y comprobamos la legibilidad y la orientación de los resultados. En función de sus necesidades, añadimos la búsqueda de texto completo, la indexación o la extracción de datos seleccionados mediante inteligencia artificial. Comprobamos qué información se puede recopilar de forma fiable basándonos en sus plantillas.
4. Entregar los archivos digitales y devolver los originales
Recibirá los archivos en el formato acordado y con la estructura de almacenamiento establecida. Le devolveremos los originales; su eventual eliminación se llevará a cabo únicamente tras su autorización expresa.
Referencias sobre la digitalización de archivos
Ya hemos digitalizado amplios archivos de planos y documentos para cooperativas de construcción, comunidades de propietarios y otras organizaciones. Aquí puede ver una selección de nuestros clientes.
Archivo digital: organizar archivos y catalogar contenidos
Organización clara de los archivos y nombres de los mismos
Cuando digitalizamos su archivo, adaptamos los nombres de los archivos y la estructura de carpetas a su forma de trabajar, por ejemplo, por propiedad, edificio, fase o especialidad. De este modo, los planos y documentos relacionados entre sí quedan claramente asignados.
Búsqueda de texto completo con OCR
Mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), convertimos los escaneos adecuados en archivos PDF en los que se pueden realizar búsquedas. Podrá buscar términos dentro de los documentos. La fiabilidad del reconocimiento de texto depende de la calidad del original.
Indexación y extracción de datos asistida por IA
Los datos como el número de plan, la fecha o la denominación del proyecto los registramos, previo acuerdo, como criterios de búsqueda y clasificación. Comprobamos si la extracción asistida por IA es adecuada para ello basándonos en su documentación; si lo desea, en el marco de un proyecto piloto.
Digitalización de archivos: calidad de digitalización y formatos de archivo
Resolución y modo de color
Por defecto, recibirá sus planos con una resolución de 300 ppp, lo que garantiza un buen equilibrio entre la calidad de los detalles y el tamaño del archivo. Se pueden ofrecer otras resoluciones previa consulta.
Los documentos en formato A4 y A3 se escanean de forma predeterminada a 400 ppp, con reconocimiento automático de color y a doble cara. De este modo, también se capturan las caras posteriores impresas de forma aislada. Un sistema de detección automática de páginas en blanco filtra las páginas vacías; las caras posteriores con manchas o marcas en los bordes pueden conservarse.
Revisión y control
En el caso de los planos, la revisión visual se realiza de forma continua durante el escaneo. Si es necesario, se ajustan la orientación, el contraste, el brillo y las zonas de los bordes.
En el caso de los documentos en formato A4 y A3, la revisión visual se limita a posibles muestreos aleatorios. La revisión individual de todas las páginas no está incluida en el alcance estándar.
Formatos de archivo compatibles
De forma predeterminada, recibirá su archivo digital en formato PDF. Según sus necesidades, es posible obtener archivos PDF/A o PDF con capacidad de búsqueda mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Si lo desea, también están disponibles los formatos JPG y TIFF.
Sus documentos originales: devolución, clasificación o eliminación
Resolución y modo de color
Recibirá sus originales de vuelta una vez escaneados. Si lo desea, el encargo también puede incluir la clasificación, el almacenamiento en cajas nuevas y un etiquetado uniforme —por ejemplo, por inmueble, fase o especialidad—. De este modo, el orden del archivo en papel se ajusta al archivo digital.
En caso de que ya no necesite los originales, es posible su eliminación adecuada previa consulta. Dicha eliminación se llevará a cabo únicamente tras su autorización expresa. Le rogamos que aclare de antemano qué documentos deben conservarse.
Digitalización de archivos: su presupuesto personalizado
El coste depende del volumen, los formatos y el estado de sus documentos, así como de la clasificación, el almacenamiento y la selección que desee. Para una primera valoración, suele bastar con una lista de planes, fotografías del archivo o ejemplos escaneados. En el caso de fondos de archivo más extensos, la valoración se realiza normalmente mediante una visita in situ.
Sobre esta base, le prepararemos un presupuesto personalizado con una descripción clara del alcance de los servicios. Para grandes volúmenes de planos y fondos de archivo, ofrecemos condiciones individuales en función de la cantidad.
Empezar con un proyecto piloto
¿Quiere comprobar primero el resultado? Podrá evaluar la calidad del escaneo, los nombres de los archivos y la estructura de almacenamiento en una selección de planos y documentos. Si es necesario, también se incluye una prueba del OCR o de la lectura asistida por IA. De este modo, antes de iniciar el encargo completo, quedará claro cómo debe estructurarse su archivo digital.
Preguntas frecuentes sobre el escaneo y la digitalización de archivos
¿Hay que clasificar previamente los documentos antes de escanearlos?
No, normalmente no es necesario realizar una clasificación previa completa. Se debe mantener, en la medida de lo posible, el orden existente para que los planos y documentos puedan clasificarse correctamente. Si lo desea, también nos encargamos de revisar y descartar los planos que se repitan. Para ello, se establece de antemano cómo se deben tratar las diferentes versiones de los planos y los posibles duplicados. El trabajo adicional de clasificación se tiene en cuenta en el presupuesto.
¿Se puede llevar a cabo la digitalización por etapas?
Sí. Los archivos de mayor tamaño pueden digitalizarse, por ejemplo, por fincas, edificios, departamentos o secciones del archivo, de forma gradual. De este modo, si es necesario, el esfuerzo puede repartirse a lo largo de varios años y presupuestos. Las normas relativas a los nombres de los archivos, la estructura de carpetas y la indexación se establecen desde el principio, de modo que, a pesar de que el proceso se realice por etapas, se cree un archivo digital homogéneo.
¿Cuánto tiempo se tarda en digitalizar un archivo?
El tiempo de tramitación depende sobre todo del volumen y el estado de los documentos, así como del sistema de archivo deseado. La agrupación de documentos de varias páginas, la denominación de los archivos, el OCR y la indexación también influyen en el tiempo necesario. Tras una visita in situ y, si procede, un proyecto piloto, se puede estimar con mayor precisión la duración del archivo en su totalidad.
¿Cómo se gestionan los documentos confidenciales?
El tratamiento de la documentación confidencial, así como la entrega y la puesta a disposición de los archivos, se acordarán antes de iniciar el encargo. Si así se solicita, formalizaremos un acuerdo de confidencialidad y estableceremos cuándo se eliminarán los datos de trabajo y de entrega una vez finalizado el encargo. La eliminación efectiva podrá confirmarse por escrito. Ya en la oferta tendremos en cuenta cualquier requisito especial en materia de protección de datos o seguridad.
¿Necesito algún programa específico para el archivo digital?
En muchos casos, no. Una estructura de carpetas bien organizada, nombres de archivos claros y archivos PDF se pueden utilizar con los programas habituales. Si ya se dispone de SharePoint, un sistema de gestión de documentos u otro sistema de archivo, adaptamos el almacenamiento y los datos necesarios a dicho sistema.
Para requisitos más complejos, se puede utilizar una solución basada en la inteligencia artificial para la extracción de datos. De este modo, se reconocen datos seleccionados de los documentos y se facilitan como atributos para la búsqueda y la clasificación. Comprobaremos, basándonos en su documentación, qué información se puede extraer de forma fiable.
¿Se puede mantener la organización actual del archivo?
Sí, siempre que sea adecuada para su uso posterior. Las denominaciones de las carpetas, los registros o las cajas pueden servir de base para la estructura digital de las carpetas, los nombres de los archivos y la indexación. En caso de que la clasificación existente presente lagunas o ambigüedades, antes de escanear se determinará qué estructura resulta más adecuada para el archivo digital.
¿Se pueden realizar búsquedas en los documentos escaneados?
Los documentos adecuados pueden convertirse en archivos PDF con texto buscable mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). De este modo, es posible encontrar términos dentro de los documentos. La calidad del reconocimiento depende de la legibilidad, el tipo de letra, el estado y la estructura del original.
¿Cuánto cuesta escanear y digitalizar un archivo?
Los costes dependen del volumen, los formatos, el estado y la clasificación del fondo, así como de los servicios solicitados, como el OCR, la indexación o la lectura asistida por IA. Una lista preliminar o unas fotografías permiten realizar una primera estimación; en el caso de archivos de mayor envergadura, esta estimación se lleva a cabo normalmente tras una visita in situ.